Als taxichauffeur komt er meer kijken dan alleen rijden van A naar B. Naast klantgerichtheid en verkeersveiligheid is ook de administratie een belangrijk onderdeel van je werk. Of je nu zelfstandig werkt of in dienst bent bij een taxibedrijf, bepaalde verplichtingen gelden voor iedereen. In deze blog leggen we uit welke administratie je als taxichauffeur moet bijhouden – zonder het onnodig ingewikkeld te maken.
Waarom is administratie zo belangrijk?
Een goede administratie is niet alleen wettelijk verplicht, maar helpt ook om overzicht te houden in je werk. Het zorgt ervoor dat je aan de regels voldoet, belastingzaken goed regelt en inzicht hebt in je ritten en inkomsten. Bovendien voorkomt het problemen bij een controle van de inspectie of belastingdienst.
Wat moet je als taxichauffeur administreren?
Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen van de administratie in het taxivervoer:
-
Rittenregistratie
Elke rit moet je registreren. Daarbij noteer je gegevens zoals:
Datum en tijd van de rit
Begin- en eindlocatie
Aantal kilometers
Naam of aanduiding van de klant
Ritprijs (inclusief btw)
Deze gegevens moeten overzichtelijk en chronologisch worden bijgehouden.
-
Boekhouding en facturen
Werk je zelfstandig? Dan ben je verplicht een boekhouding bij te houden. Je moet duidelijk inzicht hebben in:
Inkomsten en uitgaven
Ontvangen en verzonden facturen
Kassabonnen en digitale betalingen
BTW-aangifte en jaaropgaven
Een boekhoudprogramma of boekhouder kan hierbij veel werk uit handen nemen.
-
Werk- en rusttijdenoverzicht
Voor beroepschauffeurs is het bijhouden van werk- en rusttijden verplicht. Je moet kunnen aantonen wanneer je hebt gereden en wanneer je pauze hebt genomen, bijvoorbeeld via een digitale tachograaf of papieren registratie (afhankelijk van het type vervoer en wetgeving).
-
Vergunningen en bedrijfsdocumenten
Zorg dat je altijd de juiste papieren bij de hand hebt, zoals:
Chauffeurskaart
Ondernemersvergunning
APK en verzekeringsbewijs
Eventuele KvK-inschrijving (voor zelfstandigen)
Deze documenten moeten op orde zijn en – waar nodig – zichtbaar of beschikbaar zijn tijdens controles.
Hoe houd je de administratie overzichtelijk?
Maak het jezelf makkelijk:
Gebruik een digitale tool of app voor ritregistratie.
Scan bonnen en facturen direct in.
Werk je administratie wekelijks bij om achterstand te voorkomen.
Bewaar alles minimaal 7 jaar, zoals wettelijk vereist.
Een goede administratie = professioneel werken
Als je administratie netjes op orde is, straal je betrouwbaarheid uit. Het maakt je werk als taxichauffeur professioneler en geeft je rust. Je weet waar je staat, voorkomt boetes of fouten bij belastingzaken en bent altijd voorbereid op een controle.
